Chaos w dokumentach spowodowany nagromadzeniem się papierów na biurkach sprawia, że praca staje się męcząca i mniej wydajna. Warto oszczędzić sobie nerwów i zadbać o odpowiedni system panowania nad pismami czym prędzej. Podstawowymi środkami do osiągnięcia celu jest wykorzystywanie półek, pojemników na dokumenty, segregatorów i innych produktów, które znajdą Państwo w tej kategorii. Dodatkowo taka forma segregacji zabezpieczy przed niepożądanym zniszczeniem.
Prawo obowiązujące w Polsce nakłada na przedsiębiorstwa konieczność archiwizacji dokumentów. Archiwizacja to proces, który polega na tworzeniu, segregacji i zabezpieczeniu dokumentów. Forma archiwizacji jest dokonywana według zasad panujących w firmie, a czas przechowywania dokumentów uzależniony jest od rodzaju archiwizowanego dokumentu. Zapominając o archiwizacji narazić możemy się na wiele problemów.
Przy archiwizacji dokumentów prowadzi się następujące oznaczenia dokumentów:
A – dokumenty, które muszą być przechowywane wiecznie. Mają wartość historyczną, więc nie można ich zniszczyć.
B – Kategorię tę dzieli się na podgrupy. Jest to dokumentacja niearchiwalna. Ze względu na wartość archiwalną dzieli się je na:
- B10 – liczba oznacza, że dokument ma zostać wybrakowany po upłynięciu 10 lat
- BC – oznacza się dokumenty mające krótkotrwałe znaczenie praktyczne
- BE10 – dokumentacja, która poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe po upływie określonej liczby lat