Archiwizacja dokumentów - co to jest i jak to robić?
Chaos w dokumentach spowodowany nagromadzeniem się papierów na biurkach sprawia, że praca staje się męcząca i mniej wydajna. Warto oszczędzić sobie nerwów i zadbać o odpowiedni system panowania nad naszymi pismami. Podstawowymi środkami do osiągnięcia celu są akcesoria do archiwizacji dokumentów.
Archiwizacja dokumentów to proces gromadzenia, organizowania i przechowywania dokumentów w sposób umożliwiający dostęp do nich uprawnionym osobom lub grupom. Można ją przeprowadzić ręcznie lub za pomocą zautomatyzowanych systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów.
Na czym polega prawidłowa archiwizacja dokumentów?
Do prawidłowej archiwizacji dokumentów będziemy potrzebować skutecznych narzędzi do ich gromadzenia, sortowania i przechowywania. Pierwsze dwa procesy są najbardziej czasochłonne, ponieważ musimy zbierać dokumenty z różnych półek i biurek, a potem odpowiednio je pogrupować.
Za to przechowywanie będzie już znacznie łatwiejsze, jeżeli wykorzystamy kartony do archiwizacji akt. Jest to odpowiednie narzędzie nie tylko do samego przechowywania, ale też do pakowania i transportu. Są one wykonane z grubej 5-warstwowej tektury o podwyższonej gramaturze, co czyni ich konstrukcję solidną.
Ile lat trwa archiwizacja dokumentów?
Każde przedsiębiorstwo ma wymogi dotyczące czasu archiwizacji dokumentów. Są one zależne od rodzaju i typu dokumentu. Zawarte są w ustawach i rozporządzeniach na ich temat zalecenia, znacząco różnią się od siebie. Dla przykładu archiwizacja dokumentów księgowych jest najdłuższym takim procesem. Natomiast archiwizacja dokumentów papierowych z innych działów firmowych trwa już zgodnie z wytycznymi danego przedsiębiorstwa
Do takiego przechowywania przydatna będzie oprawa dokumentów, która skutecznie je zabezpieczy przed wszelakimi brudami i zagięciami. Do wykonania oprawy można wykorzystać różne artykuły biurowe. Wybierać między nimi możemy różnego rodzaju koperty, teczki do archiwizacji dokumentów i skoroszyty. Jeżeli chcemy dodatkowo, usprawnić ten proces powinniśmy zdecydować się na akcesoria do oprawy dokumentów. Wśród nich wyróżniamy takie artykuły jak: taśmy, zszywki, spinacze, kleje, tusze do stempli czy też gumki recepturki. Występują one w różnych rodzajach, dzięki czemu jesteśmy w stanie idealnie je dopasować do każdego typu dokumentu.
OZNACZENIA DOKUMENTÓW DO ARCHIWIZACJI
We wszystkich przedsiębiorstwach i instytucjach znajduje się wiele dokumentów do nadania im odpowiedniego oznaczenia i przechowywania w archiwum. W wykonywaniu tych czynności pomocne będzie skorzystanie z oznaczeń, które prezentują się następująco:
Archiwizacja dokumentów kat. a – są to dokumenty, które muszą być przechowywane wiecznie. Mają wartość historyczną, więc nie można ich zniszczyć.
Natomiast kategorię B dzieli się na podgrupy. Jest to dokumentacja niearchiwalna. Ze względu na wartość archiwalną dzieli się je na:
Archiwizacja B5 oznacza, że dokumentację należy przechowywać przez okres pięciu lat kalendarzowych, B10 przez dziesięć itd.
Kategorią BC oznacza się dokumenty mające krótkotrwałe znaczenie praktyczne.
Natomiast oznaczenie BE10 to dokumentacja, która poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe po upływie określonej liczby lat.
Archiwizacja dokumentów w firmie i w domu - co będziesz potrzebować?
Jedną z rzeczy, którą trzeba zrobić przy archiwizacji dokumentów, jest zastanowienie się, w jaki sposób będzie się je przechowywać. Dostępnych jest w tym kilka opcji, dlatego trzeba zdecydować, która z nich będzie najlepsza. Dokumenty można archiwizować w firmie, w domu lub online. Każda opcja ma swoje zalety i wady, dlatego ważne jest, aby rozważyć je wszystkie przed podjęciem decyzji.
W przedsiębiorstwach, urzędach i instytucjach używane są kartoteki, które pomagają w wykonywaniu pracy danej placówki. Ważne jest to, aby były one wyposażone w system harmonijkowy, które w skuteczny sposób ułatwią nam ich ułożenie.
W środowisku biurowym i domowym idealnie swoją rolę odnajdzie segregator. Jest to najskuteczniejszy sposób na archiwizację oraz oprawę dokumentów. Pozwala on na utrzymaniu dokumentów w należytym porządku. Natomiast dzięki możliwości opisywania jego zawartości możliwe jest sprawne i szybkie odnajdywanie szukanych przez nas dokumentów.
Przydatnymi artykułami archiwizacji w domu lub firmie będą też koszulki biurowe A4. Osobno lub w połączeniu z segregatorem, ułatwią przechowywanie najważniejszej dokumentacji w odpowiednich warunkach.
LAMINACJA DOKUMENTÓW
Laminowanie dokumentów pozwoli na zabezpieczenie przed różnego rodzaju zniszczeniami i zabrudzeniami, a także sprawi, że nasze dokumenty staną się bardziej profesjonalne i estetyczne. W konsekwencji wpłyną pozytywnie na sposób postrzegania nas samych przez osoby trzecie. Żywotność archiwizowanych dokumentów zwiększy się, dzięki czemu zachowają się na dłużej.
W szukaniu sposobu na uporządkowanie, zabezpieczenie i oprawienie pomoże ci Hurtownia papiernicza Biurfan. Prowadzi ona sprzedaż produktów do archiwizacji i oprawy dokumentów znanych producentów, tj.: Grand, Fellowes, Esselte i Durable.