Dokumenty w teczce akt osobowych

Zatrudnienie pracownika to więcej, niż dwa-trzy podpisy, uścisk dłoni prezesa i powitanie w załodze. To szereg dokumentów w teczce akt osobowych, które koniecznie musi zostać uzupełnione. Jest to wymagane serią rozporządzeń, do których niezastosowanie się może mieć wielkie konsekwencje prawne. Z tego tytułu każda, nawet najmniejsza firma, posiada na liście płac osobę z wykształceniem na kierunku Human Resources, czyli krótko mówiąc kadr. Jakie dokumenty umieszczają one w teczce kadrowej pracownika? Jaka jest kolejność dokumentów w teczce osobowej? Zapraszamy do pasjonującej lektury w świecie dokumentów do akt osobowych!

Dokumenty w teczce akt osobowych.jpg

Jakie dokumenty pracownika muszą się znajdować w teczce osobowej?


Zacząć wypada od początku. Teczki osobowe pracowników na dokumenty są cztery i nazwane są od pierwszych liter alfabetu: A, B, C oraz D. Każda z nich odpowiada za inny aspekt wynikający z tytułu zatrudnienia.

W części A gromadzi się dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. Mogą się tam znaleźć takie dokumenty do teczki pracowniczej, jak kwestionariusze osobowe, skierowania na badania lekarskie, dyplomy, świadectwa pracy czy też ukończenia szkół.


W części B teczek na akta osobowe powinny znajdować się przede wszystkim: umowa o pracę, zakres obowiązków (jeżeli taki został określony), orzeczenia lekarskie, wszelkie oświadczenia dotyczące urlopów macierzyńskich czy rodzicielskich i pisma dotyczące urlopów bezpłatnych. Zapoznanie się z regulaminem pracy, czy przepisami i szkoleniem BHP to dokumenty w teczce akt osobowych B.

Teczka pracownika na dokumenty C służy do przechowywania akt związanych z ustaniem stosunku pracy. Są to takie dokumenty, jak oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy, umowy o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy itp.

Ostatnia część to D. Składowane dokumenty w tych teczkach kadrowych to takie dane, jak odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.


 

Jak numerować dokumenty w teczce osobowej?


Każdy kto widział, ten wie, że teczki na dokumenty mają specjalnie wydzielone miejsce na podpis w postaci kilku linii na froncie. Zazwyczaj zawiera się tam numerację i nie inaczej jest przypadku dokumentów w teczkach kadrowych pracownika. W razie potrzeby można każdą z nich podzielić tematycznie: A1, A2, A3 i tak dalej. Każde z pojedynczych pism również numeruje się osobno z zachowaniem kolejności wkładania.

Przepisem, który odnosi się do numeracji dokumentów w teczce osobowej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku, paragraf 4, w którym jest napisane: oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.


 

Kolejność dokumentów w teczce osobowej


Kolejność dokumentów w teczce osobowej jest z góry narzucona. Akta muszą ponumerowane i ułożone w odpowiednim porządku chronologicznym i nie chodzi tu o kolejność ułożenia ich według dat. Wytyczną układania dokumentów w teczce akt osobowych jest kolejność ich wpinania. Co niezwykle istotne, każda z nowych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Tak ułożone pisma pozwalają każdej nowej osobie dołączającej do zespołu kadr na szybsze wdrożenie się w pracę.

Podane informacje o dokumentach, które powinny znaleźć się w teczce kadrowej pracownika są bardzo ogólne i nie wyczerpują tematu. Daje to jednak zarys każdemu, kto nie miał wcześniej o tym pojęcia. Pozwoli to też zrozumieć pracę kadrowych.

group_work Zgoda na pliki cookie