Codziennie musimy mierzyć się z wieloma wyzwaniami. Tempo życia gwałtownie przyspieszyło, czego efektem są dziesiątki aktywności które musimy efektywnie łączyć. Przeplatające się między sobą codzienne obowiązki zawodowe, wchodzą w kolizję z życiem rodzinnym, wypoczynkiem, czy rozwijaniem pasji. Konsekwencją jest poczucie nieustającego biegu, w którym bardzo często się zatracamy. Oczekiwania wobec z nas rosną powodując nieustającą presję. Wszystko ma być zrobione od razu, szybko i najlepiej - bez błędu. Szczególnie dotyczy to pracy zawodowej, w której musimy wykonywać kilka rzeczy naraz. Sprawę dodatkowo komplikuje bombardowanie informacjami z naszych urządzeń przenośnych i komputerów. Tysiące powiadomień, setki emalii, telefonów, aktywności w mediach społecznościowych, dekoncentruje i utrudnia skupienie. Pamiętajmy, że ilość danych, jakie przetwarzają nasze mózgi codziennie, równa się liczbie danych, jakie otrzymywał mózg ludzki w średniowieczu przez całe życie! Jest jednak sposób, aby nad tym (choć w części) zapanować. Odpowiedzią jest planowanie czasu pracy.

Planowanie to określenie ilości i rodzaju zadań w określonych z góry ramach czasowych. Brzmi łatwo? Nie do końca. Jest to trudna sztuka, na której temat powstały dziesiątki książek, filmów motywacyjnych i opracowań naukowych. Istotą planowania jest uchwycenie tego, co najważniejsze i ustawienie w odpowiedniej hierarchii. Już sama priorytetyzacja stanowi duże wyzwanie dla naszej organizacji i planowania czasu. Jak odróżnić wydarzenia ważne od tych, które należy przesunąć w czasie? Co powinniśmy robić w pierwszej kolejności? Nie ma uniwersalnego wzoru, choć mówcy motywacyjni i trenerzy, wciąż wymyślają na nowo sposoby na to, aby okiełznać czas i pozwolić wykorzystać go jak najefektywniej. Bardzo modna stała się zasada, w myśl której jeśli jakaś czynność nie przekracza dwóch minut, powinniśmy wykonać ją natychmiast. Planowanie czasu pracy powinniśmy podzielić na etapy. Zastanówmy się, na jaki okres chcemy go zaplanować. Opracowania naukowe radzą, by koncentrować się na planach krótkoterminowych. Ustalmy więc plan tygodniowy i plan dzienny. Dłuższa perspektywa czasu spowoduje, że pozbawimy się elastyczności i nadmiernie usztywnimy nasz harmonogram, przez co będzie on mało odporny na zmiany. Pamiętajmy o tym, aby w naszym grafiku zaplanować odpowiednie miejsca wolne, tzw. otwarte okna, które posłużą nam w sytuacjach kiedy któraś z naszych aktywności się przedłuży bądź pojawi się nowe zadanie, które będzie wymagało od nas większej uwagi.

Słowem, które najlepiej odda ważność planowania czasu pracy jest słowo – kluczowe. Są oczywiście zawody i aktywności, których istotą jest powtarzalność. Wtedy możliwość planowania jest znacznie ograniczona, ale umówmy się – takich prac jest coraz mniej. Codzienność pracownika biura, sekretariatu czy pracownika handlu, obfituje w duże ilości zadań, które wymagają, aby zostać ujęte w harmonogram. Co zyskamy, tworząc takie zestawienie codziennych lub tygodniowych obowiązków? Przede wszystkim nie zapomnimy o żadnym z nich :) Prawda, że oczywiste? Ludzki umysł bywa zawodny, a nasza przeładowana informacjami głowa często staje się ofiarą zapominania. Mając przed sobą listę (jak ją sporządzić opiszemy Wam później) ryzyko, że coś pominiemy spada o 99%. Kolejną, sprawdzoną wielokrotnie zaletą planowania czasu pracy jest gwałtowny wzrost efektywności pracy każdego, kto zdecyduje się na jego praktykowanie. Widząc zadania do wykonania jesteśmy w stanie odpowiednio się do nich przygotować i rozłożyć nasze siły oraz czas. Tak jak pisaliśmy wcześniej, planowanie bardzo pomaga przy ustaleniu co jest dla nas najważniejsze. Jeśli nasz tydzień pracy koncentruje się na ważnym spotkaniu, od którego zależy ważne zlecenie czy kontrakt, odpowiednio planując naszą pracę, jesteśmy w stanie umieścić go w specjalnie eksponowanym miejscu w grafiku. Przełoży się to na koncentrację, która pozwoli wykonać takie zadania szybciej i lepiej. Wszystko, co mniej ważne, będzie raczej uzupełnieniem i tłem dla najważniejszych wydarzeń w życiu zawodowym. Dzięki temu unikniemy plagi XXI wieku, czyli prokrastynacji, która wedle szacunków dotyczy nawet 29% osób pracujących. Przekładanie zadań i odwlekanie ich w czasie kosztuje coraz więcej i dotyczy coraz większej liczby osób, powodując ogromne straty dla firm. Dotyczy to zwłaszcza młodych osób, które chcąc uniknąć dyskomfortu rezygnują z wykonywania związanych z nim czynności w pracy. Planowanie i organizacja czasu pracy ma także swój wymiar psychologiczny. Odpowiednio przygotowany harmonogram pozwoli zastosować w praktyce technikę nazywaną „krojeniem słonia”. W myśl tej idei nasz umysł łatwiej radzi sobie z sytuacjami, w których przychodzi mu się mierzyć z małymi zadaniami. Widząc masywne, duże wyzwanie, intuicyjnie odczuwamy lęk przed jego zrealizowaniem. Takie wyzwanie wydaje się nam niewykonalne, w najlepszym przypadku bardzo trudne do zrobienia. Technika „krojenia słonia” to po prostu dzielenie dużego zadania na etapy i to do tego posłuży nam właśnie harmonogram pracy.

Najprostszy sposób to klasyczna kartka i długopis. Ten nieskomplikowany duet od lat towarzyszy wszystkim, którzy chcą stworzyć harmonogram swoich działań. Wiele osób korzysta z elektronicznych urządzeń i zainstalowanych dedykowanych aplikacji, ale nie wszyscy uznają je za wystarczająco intuicyjne bądź dostosowane do ich potrzeb. To tak, jak w przypadku planowania rozstawienia samolotów na pokładzie lotniskowca amerykańskiej marynarki. Mimo że to pływające miasto naszpikowane jest elektroniką, to rozstawu maszyn pilnuje się używając kolorowych metalowych śrub, które sygnalizują poszczególne samoloty. Tuż obok stołu, na którym stoi ten wydawałoby się archaiczny zestaw, znajduje się elektroniczny odpowiednik, którego nikt nie używa. Siła prostoty i przede wszystkim przyzwyczajenia bywa ogromna. Dlatego też wiele osób nadal korzysta z teczek na dokumenty, w których poszczególne zakładki wykorzystane są jako miejsce do przechowania dokumentów o różnych stopniu ważności. Teczki na dokumenty często stosowane są przez adwokatów, notariuszy, radców prawnych, architektów czy menedżerów. To właśnie w tych zawodach każdy z dokumentów przekłada się na bardzo konkretne zadanie do wykonania i sam w sobie tworzy oddzielny harmonogram pracy. Grafik czasu pracy możemy stworzyć też dzięki samoprzylepnym karteczkom, które umieścimy na ścianie lub tablicy. Ten sposób, często wykorzystywany jest w Japonii, skąd przywędrował do USA, a później stał się popularny także w innych częściach świata. Jeśli jesteśmy przy zawieszaniu informacji to warto wspomnieć o tablicach suchościeralnych i flipchartach. Łatwość pisania i poprawiania, sprawdzi się przy planowaniu dnia pracy. To świetne rozwiązanie także dla tych, którzy szukają sposobu na szybkie poprawki i zmiany. Dynamiczna sytuacja np. w dziale handlowym, firmie transportowej czy dyspozytorni pogotowia ratunkowego znajdzie swoje odzwierciedlenie właśnie na takich tablicach. Rozwinięciem tego pomysłu może być wykorzystanie planerów magnetycznych, które możemy zamontować na każdej metalowej powierzchni. Pierwszym miejscem, które przychodzi nam do głowy, jest oczywiście lodówka, która doskonale sprawdzi się w roli podłoża. Planer magnetyczny na stronie przeznaczonej do pisania, wykorzystuje tę samą zasadę co tablice sucho ścieralne, co czyni pisanie po nich bardzo prostym. Modny ostatnio sposobem zapisywania swoich działań są tzw. mapy myśli. Technika opracowana przez Tonego Buzana, bazuje na synergicznej współpracy półkul mózgowych. Przy wykorzystaniu kartki papieru, kolorowych mazaków jesteśmy w stanie zaplanować czas pracy, który będzie odpowiadał naszym indywidualnym potrzebom. W Polsce nadal bardzo popularnym sposobem na to, aby przygotować efektywny plan pracy, jest kalendarz książkowy. Ta metoda jest szczególnie często spotykana w szkołach, gdzie nauczyciele w specjalnie przeznaczonych dla nich kalendarzach mogą zaplanować rozkład zajęć, lekcji czy konspektów. Ten sposób pomaga też rejestratorkom w różnego rodzaju gabinetach medycznych czy punktach usługowych. Z racji przejrzystości, osoby te korzystają z większych kalendarzy, w których jeden dzień tygodnia reprezentowany jest przez jedną kartkę A4 lub A3.

Z wyprzedzeniem i realistycznie. Dobry plan to plan, który został przemyślany i odpowiednio wcześniej przygotowany. Robienie założeń w momencie kiedy jesteśmy zajęci i nie możemy poświęcić czasu na to, aby je odpowiednio ułożyć, mija się z celem. Łatwo wtedy o błędy, polegające m. in. na nieodpowiedniej ważności zadań. To, co wyda się nam ważne „na szybko”, nie musi być takiego kiedy przyjrzymy się sprawie z dystansu. Najlepszym sposobem przygotowania efektywnego planu pracy jest ustalenie stałego terminu kiedy będziemy to robić. Dobrze jest znaleźć miejsce, w którym będziemy mieli odpowiednie warunki do pracy i wybrać metodę, którą posłużmy się w jego tworzeniu. Produkty potrzebne do stworzenia planu znajdziemy w hurtowni papierniczej lub internetowym sklepie biurowym. Nasze podejście do pisania bądź wyrysowania planu pracy musi być realistyczne. Zwłaszcza na początku naszej przygody z tym tematem powstaje pokusa zrobienia zbyt wielu rzeczy naraz. Pamiętajmy o tym, że plan musi odpowiadać rzeczywistym możliwościom naszej pracy oraz być przystosowanym do okoliczności, w jakich jest wykonywana. Dlatego warto stosować opisane wyżej techniki, tak aby dać sobie margines na wydarzenia nagłe i niespodziewane. Konsekwencją nałożenia na siebie zbyt dużej ilości obowiązków będzie sztucznie stworzony pośpiech, który nie służy ani jakości, ani ilości wykonanej pracy. Zbyt dużo zadań to także ryzyko rozczarowania ideą planowania pracy co może grozić jej zarzuceniu. Zamiast tego, starajmy się lepiej zadbać o dyscyplinę wykonania tego co udało się nam zaplanować. Planowanie czasu pracy i jego konsekwentne realizowanie to esencja efektywności, ale także kupa satysfakcji dla każdego, kto podejmie się tego wyzwania.