Dzienniki korespondencyjne

W przedsiębiorstwach oraz urzędach publicznych duża ilość korespondencji wiąże się z koniecznością stworzenie odpowiedniego obiegu informacji. Zwykle ma on swój początek w sekretariatach, które przyjmują pisma oraz pocztę przychodzącą i rejestrują ją tak, aby po dekretacji mogła zostać rozdysponowana między pracowników odpowiednich działów.
Narzędziem, które pozwoli kontrolować obieg informacji jest dziennik korespondencyjny. Odpowiednie rubryki, w które jest wyposażony, pozwolą precyzyjnie odnotować datę, kiedy dokument wpłynął do sekretariatu. Ma to ogromne znaczenie, szczególnie w urzędach gdzie sprawy administracyjne toczą się wedle jasno i precyzyjnie określonych reguł, w których przestrzeganie jest arcyważne. Bieg spraw urzędowych jest regulowany aktami prawnymi, które nadają przestrzeganiu terminów odpowiednią ważność. W przypadku przedsiębiorstw, kwestia terminowości jest tak samo lub nawet bardziej ważna. Dzięki dziennikom korespondencyjnym, w ciągu kilku chwil znajdziemy datę wpływu dokumentu, adres nadawcy i jego dane. Niektóre z dostępnych na rynku dzienników podawczych posiadają rubryki, w którym można wpisać nadaną sygnaturę, skrócony opis sprawy oraz miejsce do pokwitowania odbioru przez delegowanego do realizacji pracownika.
Dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej pozwoli zapanować nad dużą ilością dokumentów oraz ułatwi jasne określenie celu, miejsca oraz stopnia realizacji sprawy. Mimo dużej popularności aplikacji internetowych oraz komputerowych, klasyczne dzienniki korespondencyjne nadal cieszą się ogromną popularnością z racji łatwości pracy oraz trwałości przechowywyanych w nich danych, co ma niebagatelne znaczenie w przypadku instytucji państwowych, które są zobligowane do przechowywania dokumentacji przez określony czas.

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej "Polityce Cookies". biurfan.pl polityka-cookies

Zamknij