CZYM JEST KARTOTEKA?
Słowo kartoteka brzmi groźnie i zapowiada raczej biurokratycznego potwora niż system, który pomoże nam w pracy a właśnie o pomoc chodzi tu najbardziej. Kiedy posługujemy się dużą ilością dokumentów, aby ja usystematyzować potrzebujemy czegoś, co wprowadzi odpowiedni porządek i stworzy bezpieczne miejsce, którym będziemy mogli przechowywać nasze dokumenty. Kartoteka bardzo nam w tym pomoże, tworząc przestrzeń, w której każdy z dokumentów będzie posiadał wcześniej wybrane dla nich miejsce, które będzie odpowiednio oznaczone.
UŻYTECZNOŚĆ KARTOTEKI
Kolejną ważną kwestią jest dostępność dokumentów, kartoteka powinna być skonstruowana w ten sposób, aby sięganie po interesujące nas dokumenty nie wiązało się z długim i mozolnym szukaniem. Bardzo pomocne staną się tu systemy harmonijkowe, które w dokładny i przejrzysty sposób pomogą nam ułożyć dokumenty.
Dobrze skonstruowane archiwum potrafi zdziałać cuda. Buduje systematyczność w prowadzeniu dokumentacji, oszczędza czas a także pozwala zabezpieczyć każdą potrzebną informacje. Dzięki niemu zyskujemy pewność, że przechowywane dokumenty pozostaną w doskonałym stanie, dzięki czemu będą czytelne i niezniszczone.
Kartoteka nie musi być wielka, a do jej budowy nie jest wymagany oddzielny mebel czy pomieszczenie. Dzięki współczesnym rozwiązaniom takim jak systemy harmonijkowe, do tego celu możemy zaadaptować każdą większą szafkę czy szufladę. Dzięki temu nasze dokumenty będą zawszę pod ręką, a my będzie gotowi do przygotowania odpowiednich informacji dla klienta czy petenta.