KLIPSY ARCHIWIZACYJNE NIEZBĘDNE W KAŻDYM BIURZE
Praca z dużą ilością dokumentów, bez odpowiedniej infrastruktury biurowej, może szybko doprowadzić do chaosu. Dbałość o porządek jest szczególnie ważna w miejscach, gdzie dokumenty muszą być przechowywane przez dłuższy okres czasu po to, aby zagwarantować możliwość wglądu do nich. Najlepszym sposobem na kontrolę nad papierowym chaosem są klipsy archiwizacyjne. Ten prosty produkt już od lat rozwiązuje wiele kłopotów.
Klips archiwizacyjny - jak działa
Każdy, kto opróżniał segregator z wielu stronnic dokumentacji zna problem wypadających kartek, które wypadają po zdjęciu z ringów segregatora. Teoretycznie rozwiązanie jest banalne - wystarczy wyjmować pojedyncze strony, bądź mniejsze ilości. Nie trzeba jednak tłumaczyć, że jest to wyjście mozolne i irytujące.
Z pomocą przychodzą klipsy do archiwizacji. Dzięki nim z łatwością można przenieść całą tak zwaną papierologię z punktu A do punktu B - zazwyczaj z segregatora do pudła archiwizacyjnego.
KLIPSY DO ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW
Klasycznym sposobem przechowywania dokumentów są segregatory, które z racji prostej konstrukcji oraz uniwersalności, pozwalają na szybki dostęp oraz możliwość uzupełniania dokumentacji w każdej chwili. Aby łatwo zarchiwizować przechowywane w nich dokumenty, powinniśmy użyć klipsów archiwizacyjnych.Te proste rozwiązanie, które pozwala na przeniesienie dokumentów dotychczas przechowywanych w segregatorze bezpośrednio do pudeł archiwizacyjnych, przy zachowaniu niezamienionej struktury zbioru dokumentów. Ma to kluczowe znaczenie zwłaszcza przy przechowywaniu dokumentów osobowych, akt spraw w sądach bądź dokumentów, których struktura oparta jest na hierarchii ważności. Po przeniesieniu za pomocą klipsów do archiwizacji do pudeł, bez problemu można korzystać z dokumentów.
Klipsy archiwizacyjne jak używać, jak założyć
Użycie klipsów archiwizacyjnych nie jest tak, skomplikowane jak fizyka kwantowa. Mając do spięcia niewielki plik dokumentów wystarczy położyć produkt na płaskiej powierzchni z wąsami skierowanymi do góry. Jeśli wykorzystana będzie również oprawa dokumentów, należy je nałożyć jako pierwsze. Trzeba przy tym pamiętać, aby fronty skierowane były na zewnątrz!
Plik papieru musi mieć on być uprzednio potraktowany dziurkaczem. Następnie nakładany jest na klipy do archiwizacji. Na nie następnie idzie plastikowa część z zaczepami, pod które wsadzane są wąsy archiwizacyjne.
WĄSY ARCHIWIZACYJNE, CZYLI KLIPSY
Konstrukcja klipsu archiwizacyjnego, zwanego również wąsami archiwizacyjnymi jest bardzo prosta. Wystarczy wypiąć papiery z segregatora i delikatnie umieścić je na polipropylenowych wąsach, których długość waha się od 85 do 100 milimetrów. Niektóre z klipsów mogą być wyposażone w dodatkowy element, który ułatwia przeniesienie dokumentów między segregatorem i klipsem. Liczba sztuk w opakowaniach różni się w zależności od producenta. Łatwość, z jaką używamy klipsów archiwizacyjnych w połączeniu z wygodą, jaką dają podczas korzystania dokumentów, czynią z nich produkt potrzebny w każdym biurze.
Plastikowe wąsy do archiwizacji dokumentów
Archiwizacja to jedna z najmniej lubianych czynności, które wykonywane są na bieżąco w większości biur. Wiadomym jednak jest, że czasem terminy gonią, stosy sięgają sufitu i nie ma nawet kiedy wykorzystać klipsów do archiwizacji dokumentów.
Z tego też powodu często to początki roku kalendarzowego kojarzone są właśnie z chowaniem niepotrzebnej już papierologii do archiwum. Procesy te wyglądają różnie w zależności od wielkości firm. Gdy ilość pracowników jest większa, normalnym będzie potężniejsza będzie dokumentacja. Większość plików ląduje przez to na bieżąco w teczkach archiwizacyjnych, które następnie składowane są w pudłach, czy szafach.
W mniejszych jednostkach sytuacja jest trochę bardziej skomplikowana. Wiele akt musi być dostępna pod ręką, przeważnie w segregatorach. Przekładane są dopiero na wspomniany koniec roku, a dzięki plastikowym wąsom archiwizacyjnym działanie to jest szybkie, a wręcz przyjemnie!
Spinacze archiwizacyjne
Spinacze archiwizacyjne prędko nie wyjdą z użytku. Niejedna firma zbiera oczywiście dane osobowe i księgowe w formie cyfrowej. Niemniej jednak z serwerami, czy pamięciami przenośnymi zadziać się mogą różne rzeczy - od przestępstw internetowych, po awarię lub usterkę urządzeń.
Dlatego też wciąż wymagane jest przetrzymywanie wszelkich akt i faktur w wersji papierowej. Liczne regulacje prawne dyktują również na przykład okres, jaki musi upłynąć zanim pracodawca może zniszczyć dane papiery. A porządek w ich zachowaniu zapewnią spinacze archiwizacyjne, których działanie zostało opisane w powyższych akapitach.
Hurtownia artykułów biurowych Biurfan wychodząc naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów zaopatrzyła swój szeroki asortyment właśnie w klipsy do archiwizacji dokumentów. Co roku przypomina także wszystkim o porządkowaniu akt w biurowych zbiorach. Biurfan wyróżnia ogromna gama produktów wszelkiej maści. Wszystko po to, by potencjalni konsumenci mogli w jednym miejscu zaopatrzyć się w potrzebne produkty.