Mechanizmu odciśnięcia na papierze nie wykorzystuje się jedynie do oznaczenia swojej tożsamości bądź nazwy urzędu. Dzięki prostemu mechanizmowi zastosowanemu w datownikach, możemy zautomatyzować a co za tym idzie przyspieszyć proces umieszczania daty na dużej ilości dokumentów. Ten sam mechanizm działa w przypadku numeratorów, które pomogą nam przy składaniu kolejnych numerów na dokumentach lub fakturach.
Współczesne pieczątki to zwykle tzw. "automaty", czyli pieczątki samotuszujące. Dzięki zastosowaniu w nich odpowiedniego mechanizmu, eliminujemy konieczność pobierania tuszu z oddzielnej nasączonej poduszki, Mimo iż większa część rynku została przejęta przez pieczątki samotuszujące wciąż obecne są zwykłe pieczątki, które w prosty sposób pozwalają na postawienie odcisku na papierze. Ten rodzaj pieczątek, bardzo często spotkać można w samorządach, w punktach pocztowych oraz instytucjach państwowych.
Do poprawnego działania pieczątki potrzebują specjalnego tuszu, który występują w kolorze czarnym, czerwonym, niebieskim i zielonym. Bez względu na sposób zasilania, należy dbać o to, aby pieczątka była odpowiednio zaopatrzona w tusz, tak, aby jej odcisk był wyraźny. Prócz tuszu, jednym z podstawowych akcesoriów są poduszki, które możemy nasączyć samemu lub kupić wcześniej nasączone przez producenta.