Organizacja konferencji – co jest potrzebne?

 

Organizacja konferencji - od czego zacząć?

Organizacja konferencji, spotkania biznesowego czy też innego tego typu wydarzenia jest dużym wyzwaniem, do którego należy podejść z dobrym planem działania. Skonstruowanie go może zająć wiele czasu dlatego lepiej przygotować go wcześniej. Nasz plan organizacji konferencji powinien zaczynać się od ustalenia miejsca odbycia się jej, zadbania o wyposażenie sali konferencyjnej, ustaleniu tematu i osoby odpowiedzialnej za prowadzenie konferencji.

 

Niezbędne wyposażenie sali konferencyjnej

Planowanie wyposażenia sali konferencyjnej powinniśmy zacząć od przygotowania miejsc siedzących dla jej uczestników. Doskonale do tego celu nadaje się krzesło biurowe.

Warto pomyśleć nad jego odpowiednim doborem ze względu na stan fizyczny uczestników konferencji. W wyborze krzesła powinniśmy zwrócić uwagę na oparcie, które musi być odpowiednio dobrane. W wypadku, gdy o to nie zadbamy, możemy być narażeni na negatywny wpływ na stan kręgosłupa. Warto również, aby nasze krzesło miało regulowaną wysokość oraz podłokietniki. Dzięki tym elementom komfort uczestniczenia w konferencji wzrośnie.

Kolejno musimy wyposażyć się w narzędzie do wyświetlania treści. W tej roli możemy wykorzystać projektory multimedialne lub tablice interaktywne.

Wykorzystanie projektora znacząco polepszy jakość organizowanego przez nas spotkania. Będziemy mogli wyświetlać treści związane z tematem konferencji i właśnie dzięki takiemu obrazowaniu uczestnik lepiej je zrozumie. Projektor multimedialny jest opcją bardziej poręczną od tablicy. Przydaje się, to gdy w wyposażeniu sali szkoleniowej nie posiadamy takiego sprzętu i musimy go przetransportować na miejsce.

Tablice interaktywne natomiast umożliwiają nam pracę z podłączonym komputerem lub właśnie z projektorem multimedialnym, dlatego warto przemyśleć używanie tych dwóch sprzętów. Użytkownik korzystający z tej tablicy ma możliwość obsługiwania dowolnego programu komputerowego, a w zależności od poziomu zaawansowania tablicy może używać wskaźników laserowych.



Tańszym rozwiązaniem jest wykorzystanie tablicy suchościeralnej wraz z flipchartami, lecz wtedy tracimy na naszym nowoczesnym wyposażeniu sali konferencyjnej.

Czasami zdarzy się tak, że osoba prezentująca na bieżąco musi dodatkowo omawiać prezentowane zagadnienia, wtedy właśnie przydaje się tablica suchościeralna. Jest ona na tyle przydatna w organizacji konferencji biznesowych, że pozwala na sprawne zobrazowanie tematu organizowanej konferencji co przełoży się na jej jakość.

Jeżeli potrzebujemy opcji bardziej poręcznej możemy zdecydować się na mniejszy typ tablicy, jakim są flipcharty. Ten typ tablicy posiada te same funkcje co poprzednia tablica i doskonale sprawdzi się jako stelaż dla prezentowanych arkuszy na zorganizowanej konferencji.
 

Pomocne akcesoria do prowadzenia konferencji

Jeżeli musielibyśmy odpowiedzieć na pytanie: “wymień wyposażenie sali konferencyjnej?”, to udzielając odpowiedzi nie możemy zapomnieć o akcesoriach potrzebnych do jej organizacji.

W skład tych akcesoriów wchodzą bardziej oczywiste rzeczy takie jak zeszyty i długopisy. Akcesoria te przydadzą się, gdy uczestnicy nie będą mieli narzędzi do zanotowania kluczowych rzeczy poruszanych na konferencji. Należy również wspomnieć o kostkach do notowania, które świetnie spełnią się w roli uzupełnienia tego procesu zarówno ze strony prowadzącego jak i słuchacza.

W organizacji konferencji dla firm nie można też zapomnieć o innych rzeczach wspierających przebieg konferencji. Wśród tych rzeczy występują akcesoria do prezentacji, przydatne dla osoby prowadzącej konferencję. Natomiast od strony słuchacza dobrym ruchem jest postawienie na dobry sprzęt audiowizualny.

Sprawą dość nieoczywistą może okazać się zorganizowanie identyfikatorów. W przypadku organizowania konferencji na większą liczbę uczestników przyda nam się to w celu rozróżnienia uczestników od prowadzących lub zarządzających.
 

Poczęstunek na konferencji - czy jest konieczny?

Przy organizacji konferencji nie powinniśmy zapominać o potrzebie picia i jedzenia osób uczestniczących w niej. Zapewnienie poczęstunku zarówno uczestnikom, jak i prowadzącym poprawi ich efektywność. Stanie się tak, ponieważ nie będą oni myśleć o tych potrzebach i bardziej skupią się na samej konferencji.

Najlepszym źródłem nawodnienia jest woda, ponieważ reguluje temperaturę ciała i pomaga w utrzymaniu optymalnego nawilżenia stawów. Jest ona niezbędnym składnikiem w przepisie na organizację kongresów i konferencji.

Innym rozwiązaniem jest podanie herbaty. Jest to dobrym rozwiązaniem, kiedy konferencje są organizowane w chłodniejszych miesiącach. Rozgrzeje to osoby uczestniczące w naszej konferencji, co przełoży się na poprawę ich skupienia.

Przy organizacji konferencji prasowych dobrym rozwiązaniem jest zaopatrzenie się w kawę. Zadziała ona pobudzająco, co przy charakterze długiego spotkania jest naprawdę ważne.

Jeżeli chodzi o artykuły spożywcze, to warto postawić na te, które dobrze łączą się z podawanymi napojami. Do kawy czy herbaty idealnie będą pasować ciasteczka, babeczki, wafelki lub inne tego typu słodycze. Jednak z zastrzeżeniem, aby unikać produktów mogących pobrudzić ręce lub ubrania wszystkich uczestników konferencji.

 

Organizacja kongresów i konferencji – podsumowanie

Aby stworzyć idealne kongresy i konferencje, powinniśmy wykonać wszystkie wcześniej wymienione kroki i wyposażyć się w narzędzia kluczowe dla tego celu. Oczywiście z odpowiednim doborem do rozmiaru organizowanej konferencji.

W sytuacji gdy nasza konferencja organizowana jest u nas, to w podstawowym wyposażeniu sali konferencyjnej powinny znaleźć się środki czystości. Umożliwi nam to możliwość zachowania naszego sprzętu i pomieszczenia w czystości. Natomiast, gdy organizujemy konferencję w hotelu lub innym miejscu, to nie potrzebujemy tych środków wyłącznie do naszych.

Poradnik ten doskonale sprawdzi się przy różnego rodzaju konferencjach np. przy organizacji konferencji medycznych. Opisane w nim zostały zagadnienia na dowolny typ i skale konferencji lub kongresu.

Oczywiście wszystkie elementy naszego przepisu na udaną konferencję posiada nasza hurtownia artykułów biurowych Biurfan. Serdecznie zapraszamy na zakupy.